Настройка предоплаты

Предоплата снижает процент неявок на 70-90% и защищает загрузку ресторана в пиковые часы. В этом разделе вы настроите автоматический или ручной расчёт суммы, подключите платёжный шлюз, настроите напоминания и автоотмену.

Важно: Настройка предоплаты выполняется для каждого ресторана отдельно. Если вы управляете несколькими заведениями, см. Несколько ресторанов.

Как найти

Боковое меню → Настройки → Предоплаты

Увеличить

Перед началом

Чтобы предоплата заработала, подключите хотя бы один канал уведомлений — WhatsApp, Telegram или SMS. Без этого система не сможет отправить гостю ссылку на оплату.

Если ни один канал не подключён, на странице настроек предоплаты вы увидите предупреждение: «Не подключен ни один из шлюзов уведомлений. Нужно включить в настройках». Переключатель «Приём депозитов» будет неактивен.

Подробнее о подключении каналов — в разделе Уведомления.

Включение предоплаты

Чтобы включить приём депозитов:

1. Откройте Боковое меню → Настройки → Предоплаты
2. Переключите Приём депозитов (предоплат) в активное положение
3. На экране появятся четыре дополнительные карточки настроек

Результат: функция предоплаты активирована, но для полноценной работы нужно настроить режим расчёта, выбрать платёжный шлюз и задать параметры напоминаний.

Режимы расчёта суммы

Система поддерживает два режима расчёта предоплаты: автоматический (по количеству гостей) и ручной (фиксированная сумма при создании бронирования).

Автоматический расчёт по количеству гостей

В этом режиме система рассчитывает сумму депозита по формуле: сумма на одного гостя × количество гостей.

Чтобы настроить автоматический режим:

1. Откройте карточку Способ приема платежей
2. В поле Расчет суммы депозита выберите «Автоматический расчет суммы предоплаты по количеству гостей»
3. Заполните Сумма предоплаты на одного гостя в рублях — от 1 до 99 999 ₽
4. Выберите Минимальное количество гостей для включения предоплаты — от 1 до максимальной вместимости стола в вашем ресторане
5. При необходимости настройте расписание приёма депозитов

Результат: при создании бронирования система автоматически рассчитает сумму и подставит её в поле «Депозит». Хостес может изменить сумму вручную до сохранения бронирования.

Пример: если вы установили 1 500 ₽ на гостя и минимум 4 гостя, то бронирование на двоих не потребует депозит, а на четверых — автоматически рассчитает 6 000 ₽.

к сведению

Автоматический расчёт работает только при создании нового бронирования. При редактировании существующего резерва сумма не пересчитывается — остаётся та, что была указана при создании.

Ручной ввод суммы

В этом режиме сумму депозита задаёт хостес при обработке каждого бронирования.

Чтобы переключиться на ручной режим:

1. Откройте карточку Способ приема платежей
2. В поле Расчет суммы депозита выберите «Ввод вручную. Всегда указываем сумму при создании резерва»

Результат: при создании бронирования поле «Депозит» будет пустым. Хостес заполняет его по ситуации — например, просит депозит только в выходные или при больших компаниях.

В виджете онлайн-бронирования гость увидит сообщение: «В некоторых случаях мы можем запросить депозит для подтверждения брони. Его сумма будет указана при подтверждении».

Расписание приёма депозитов

Расписание позволяет ограничить приём депозитов определёнными днями недели и временем. Эта настройка доступна только в автоматическом режиме расчёта.

Использовать график работы ресторана

По умолчанию система использует основное расписание работы ресторана. Депозит будет запрашиваться в те дни и часы, когда ресторан принимает бронирования.

Настроить индивидуальный график

Если нужна более гибкая настройка — например, депозит только в пятницу и субботу с 18:00 до 23:00:

1. В карточке Способ приема платежей найдите поле График приема предоплаты
2. Выберите «Индивидуальные настройки»
3. Появится таблица расписания — настройте дни и часы так же, как в основных настройках ресторана

Результат: в указанные дни и время автоматический расчёт будет активен, в остальное время система не потребует депозит.

Совет

Если вы переключитесь обратно на «По графику работы ресторана», индивидуальное расписание сохранится в резервной копии. При повторном переключении на индивидуальный режим оно восстановится автоматически.

Подключение платёжного шлюза

Платёжный шлюз — это банк или платёжная система, через которую гость оплачивает депозит онлайн.

Выбор способа приёма платежей

Чтобы выбрать банк:

1. В карточке Способ приема платежей откройте поле Способ приема платежей
2. Выберите нужный банк из списка:

• Альфа-Банк
• Сбербанк
• Т-Банк
• Райффайзен Банк
• ПСКБ
• Русский Стандарт
• Kaspi (для Казахстана)

3. Настройки сохранятся автоматически

Результат: все новые платежи от гостей будут проходить через выбранный банк.

Подключение СБП-плагина

Ресторан подключает СБП-плагин самостоятельно при поддержке дилера iiko и банка-эквайера. GuestMe не участвует в этом процессе напрямую — вам нужно заключить договор с банком и настроить плагин на кассе iiko совместно с дилером.

Поддерживаемые СБП-плагины банков: Альфа-Банк, Сбербанк, Т-Банк, Райффайзен Банк, ПСКБ, Русский Стандарт, Kaspi (для Казахстана).

После подключения плагина выберите нужный банк в настройках предоплаты GuestMe.

Комиссия: GuestMe не берёт комиссию за обработку платежей. Вы оплачиваете только стоимость эквайринга по условиям своего договора с банком.

к сведению

Для тестирования платежей используйте тестовый кабинет банка. Он позволяет проверить работу платёжного процесса без проведения реальных транзакций.

Напоминания и автоотмена

Напоминания и автоотмена помогают повысить процент оплаченных депозитов и автоматически освобождают столы, если гость не внёс предоплату.

Настройка напоминания об оплате

Чтобы настроить напоминание:

1. Откройте карточку События по времени
2. В разделе «Напоминания об оплате» выберите время из поля Напоминаем гостю о том, что он не внес предоплату через
3. Доступный диапазон: от 5 минут до 10 часов (600 минут)
4. Система автоматически сохранит изменения

Результат: если гость не оплатил депозит, через указанное время ему придёт напоминание с повторной ссылкой на оплату.

Настройка автоматической отмены

Чтобы настроить автоотмену:

1. В карточке События по времени найдите раздел «Автоматическая отмена резерва»
2. Выберите время из поля Автоматически отменяем резерв через
3. Доступный диапазон: от 1 часа (60 минут) до 24 часов (1440 минут)
4. Система автоматически сохранит изменения

Результат: если гость не оплатил депозит в течение указанного времени, бронирование отменится автоматически, стол освободится, а гостю придёт уведомление об отмене.

Важное правило

Время напоминания всегда должно быть меньше времени автоотмены минимум на 5 минут. Если вы зададите напоминание позже автоотмены, система автоматически скорректирует время напоминания.

Увеличить

Шаблоны уведомлений

Система отправляет гостям три типа уведомлений: запрос оплаты, напоминание и сообщение об автоотмене. Вы можете настроить текст каждого сообщения и использовать переменные для подстановки данных бронирования.

Доступные переменные

Вставляйте эти переменные в текст уведомлений — система автоматически заменит их на актуальные данные:

• <дата> — дата резерва
• <время> — время резерва
• <название ресторана> — название вашего ресторана
• <имя> — имя и фамилия гостя
• <сумма предоплаты> — сумма депозита по этому резерву
• <ссылка предоплаты> — ссылка для оплаты онлайн

Уведомление о необходимости внести предоплату

Это сообщение отправляется сразу после создания бронирования с депозитом.

Требования:

• Максимум 140 символов
• Обязательно должны присутствовать переменные <сумма предоплаты> и <ссылка предоплаты>

Пример по умолчанию:

<название ресторана>. Внесите предоплату <сумма предоплаты> по ссылке: <ссылка предоплаты>

Напоминание о предоплате

Отправляется через заданное время, если гость не оплатил депозит.

Требования:

• Максимум 512 символов
• Обязательно должны присутствовать переменные <сумма предоплаты> и <ссылка предоплаты>

Пример по умолчанию:

<название ресторана>. Напоминаем, что для подтверждения резерва необходимо внести предоплату <сумма предоплаты> по ссылке: <ссылка предоплаты>

Уведомление об отмене

Отправляется после автоматической отмены резерва из-за неоплаты.

Требования:

• Максимум 512 символов

Пример по умолчанию:

<название ресторана>. Мы не получили предоплату по вашему резерву. Резерв отменен.

Чтобы изменить шаблон:

1. Откройте карточку Уведомления
2. Найдите нужный шаблон
3. Отредактируйте текст — используйте переменные для подстановки данных
4. Система сохранит изменения автоматически при потере фокуса

Совет

Если вы удалите весь текст из шаблона, система автоматически восстановит текст по умолчанию.

Увеличить

Сообщение в виджете онлайн-бронирования

Гости, бронирующие стол через виджет на вашем сайте, увидят сообщение о депозите. Текст зависит от режима расчёта.

Сообщение для ручного режима

По умолчанию:

В некоторых случаях мы можем запросить депозит для подтверждения брони. Его сумма будет указана при подтверждении.

Сообщение для автоматического режима

По умолчанию:

Для завершения бронирования будет необходимо внести депозит. Ссылка для оплаты станет доступна после подтверждения со стороны ресторана.

Чтобы изменить сообщение:

1. Откройте карточку Виджет
2. Отредактируйте текст в поле Сообщение для гостей в виджете
3. Ограничение — 512 символов
4. Система сохранит изменения автоматически при потере фокуса

Результат: гости увидят ваш текст в форме онлайн-бронирования перед отправкой заявки.

к сведению

Если вы переключите режим расчёта с ручного на автоматический или наоборот, текст сообщения изменится на соответствующий по умолчанию. Отредактированный текст сохранится для текущего режима.

Как работает предоплата в бронированиях

Создание бронирования с депозитом

При создании нового бронирования:

1. Хостес заполняет форму: гость, дата, время, количество гостей
2. В автоматическом режиме система рассчитывает сумму и подставляет в поле «Депозит»
3. В ручном режиме хостес заполняет поле «Депозит» самостоятельно
4. Хостес может изменить автоматически рассчитанную сумму до сохранения
5. После сохранения бронирование переходит в статус «Депозит не оплачен»
6. Гостю отправляется уведомление со ссылкой на оплату

Результат: бронирование создано, гость получил ссылку и может оплатить депозит онлайн.

Подтверждение входящего бронирования с депозитом

Если гость создал бронирование через виджет и нужно назначить депозит:

1. Откройте входящее бронирование из раздела Входящие заявки
2. В форме подтверждения заполните поле Депозит
3. Нажмите Подтвердить

Результат: бронирование подтверждено со статусом «Депозит не оплачен», гостю отправлена ссылка на оплату.

Важно

Изменить сумму депозита после создания бронирования нельзя. Укажите правильную сумму сразу при создании или подтверждении.

Жизненный цикл депозита

1. Бронирование создано → статус «Депозит не оплачен», отправлено уведомление
2. Гость не оплатил в течение заданного времени → отправлено напоминание
3. Гость оплатил → статус автоматически меняется на «Подтверждено», ручное подтверждение оплаты не требуется
4. Гость не оплатил до времени автоотмены → резерв отменён автоматически, отправлено уведомление

Индикация депозита в интерфейсе

В журнале бронирований:

• Метка «Депозит не оплачен» красного цвета
• Под метка — сумма депозита

На схеме зала:

• За 30 минут до резерва с неоплаченным депозитом стол получает жёлтую шапку (предупреждение)
• При наведении на карточку стола отображается сумма депозита

В развёрнутой карточке резерва:

• Иконка банкноты с суммой депозита
• Цвет метка зависит от состояния стола: красный (конфликт или опасность), жёлтый (предупреждение), серый (свободен)

Аналитика депозитов

В разделе Аналитика → Обзор доступна карточка «Депозиты» с ключевыми метриками:

• Оплачено — количество и сумма оплаченных депозитов (зелёная зона)
• Ожидают — количество и сумма ожидающих оплаты (жёлтая зона)
• Отменены — количество и сумма отменённых без оплаты (серая зона)
• Конверсия оплаты — процент оплаченных от завершённых (оплаченные + отменённые)

В таблице резервов на вкладке «Резервы» есть колонка Депозит:

• Зелёная иконка и текст — депозит оплачен
• Жёлтая иконка и текст — депозит не оплачен

Подробнее об аналитике — в разделе Аналитика бронирований.

Возврат предоплаты

Возврат предоплаты выполняется через кассу iiko, а не через интерфейс GuestMe. После поступления предоплаты все операции с ней (включая возврат) выполняются на кассе по логике iiko.

Возврат депозита

Возврат депозита выполняется напрямую через кассу iiko, а не через интерфейс GuestMe. Обратитесь к документации iiko или к администратору системы для получения инструкций по возврату предоплаты.

Ограничения и особенности

• Частичная оплата не поддерживается — гость оплачивает всю сумму депозита целиком или не оплачивает вообще
• Изменить сумму после создания нельзя — укажите правильную сумму сразу при создании или подтверждении резерва
• Авторасчёт не работает при редактировании — если вы отредактируете количество гостей в существующем бронировании, сумма депозита не пересчитается
• Минимальное количество гостей — если гостей меньше заданного минимума, система не потребует депозит (вернёт сумму 0)
• Возврат только через iiko — в GuestMe нет кнопки «Вернуть депозит» и API для возврата

Частые вопросы

Что произойдёт, если гость не оплатит депозит?

Через настроенное время система отправит напоминание (если включено). Если гость не оплатит до времени автоотмены, резерв автоматически отменится, а гостю придёт уведомление об отмене.

Может ли хостес изменить автоматически рассчитанную сумму?

Да, поле «Депозит» редактируемое. Автоматически подставленная сумма — это рекомендация. Хостес может изменить её до сохранения бронирования.

Как система узнаёт, что гость оплатил?

Подтверждение оплаты приходит событием от СБП-плагина на кассе iiko. Плагин генерирует событие об успешной оплате, GuestMe получает подтверждение и автоматически меняет статус резерва на «Подтверждено». Ручное подтверждение не требуется.

Работает ли предоплата для визитов без бронирования (walk-in)?

Нет. Walk-in — гость уже на месте, предоплата не имеет смысла.

Можно ли включить предоплату только для определённых столов?

Через минимальное количество гостей — косвенно. Например, если минимум 4 гостя, столы на 1-2 человека не потребуют депозит. Прямой привязки к конкретным столам нет.

Какой банк выбрать для приёма оплат?

Обычно выбирают банк, где открыт расчётный счёт ресторана. Подробности подключения уточните у дилера iiko и банка-эквайера.

Можно ли изменить сумму депозита после создания резерва?

Нет. Сумма фиксируется при создании или подтверждении бронирования. Укажите правильную сумму сразу.